A pesar del distanciamiento social y el trabajo y estudio remotos, la universidad pudo continuar sus actividades desde casa. A través del uso de plataformas de videoconferencias, la universidad continuó sus actividades bajo una modalidad en línea ofreciendo más de 2 mil eventos con contenido académico, cultural, deportivo, de tecnología y de salud mental. Durante el 2020 se utilizaron las plataformas de Zoom, Teams y Videoconferencias Telmex para ofrecer el servicio de videoconferencia a todas las áreas que necesitaban tener presencia digital en este formato. Adicional al tema de plataforma, se creó un área específica dentro de la Dirección General de Tecnología Información para ofrecer el servicio y soporte técnico a la ejecución de eventos en línea. A través de nuestra área de Servicios Web, se ofreció soporte técnico para la creación de más de 120 “landing pages” que sirvieron como plataforma de registro y acceso a los eventos en línea. Asímismo, se realizó la capacitación de personal de incorporación para la generación de “landing pages”, haciendo uso de herramientas digitales como Instapage y Mailchimp, permitiendo temporalmente la autonomía de este servicio.
La Expo UDLAP es el evento más importante para nuestra institución desde el punto de vista del proceso de Incorporación. La crisis sanitaria nos hizo hacer el cambio más grande de formato en los últimos 30 años y trasladamos nuestro evento presencial en el campus a un evento totalmente en línea. La DGTI desarrolló una plataforma que permitió a nuestros visitantes conocer más de cerca a su futura universidad. Durante el evento se ofrecieron 300 sesiones en línea incluyendo pláticas informativas, talleres, stands virtuales, webinars especializados, además de una sesión con nuestro rector donde prospectos y padres de familia pudieron interactuar expresando sus inquietudes. Además de las sesiones en vivo, la plataforma permitió el acceso a 120 videos que permitieron mostrar nuestra institución a nuestros visitantes.
A pesar de la contingencia sanitaria, no pudimos dejar pasar este gran evento, por lo cual, a través del uso de plataformas de videoconferencias, se creó un evento virtual para la generación 2020 de nuestra institución. Gracias a la tecnología pudimos reunir a graduados y profesores en salas por cada uno de los departamentos académicos, en donde los asistentes pudieron interactuar, compartir experiencias y recordar los mejores momentos de su estancia en la universidad. Este fue un ejercicio muy importante, especialmente en el contexto de los primeros meses de la pandemia. Además de la interacción entre participantes, el rector de nuestra institución ofreció un mensaje a todos los entonces graduandos. Quizás no pudimos estar en Plaza Banderas como cada graduación, pero el cariño y calidez que los profesores y personal administrativo puso en este evento fue el mismo de siempre.
No solo tuvimos que trasladar las actividades académicas al mundo digital, también tuvimos que llevarnos las actividades estudiantiles y deportivas. La Dirección de Desarrollo Estudiantil, creó el programa “Estamos Contigo” en el cual, a través del uso de plataformas de videoconferencia, nuestra comunidad universitaria participó en actividades para cuidar su salud mental, física y fortalecer el desarrollo de su creatividad, así como el de otras habilidades; por supuesto, también hubo temas de esparcimiento. Semanalmente se ofrecían cerca de 20 sesiones en línea donde se invitaba al público en general a participar. La Dirección General de Tecnologías de la Información apoyó con actividades operativas en los meses de marzo a agosto para posteriormente trasladar la operación a la Dirección de Desarrollo Estudiantil.
El trabajo remoto y las actividades en línea se convirtieron en pieza clave para mantener la dinámica de la Universidad. Webinars, pláticas informativas, conversatorios y transmisiones por redes sociales se convirtieron en un estándar para nuestra institución. Para poder llevar a cabo esta actividad, durante el mes de marzo se fortaleció el servicio de videoconferencias institucional integrando un mayor número de salas que permitieran ofrecer este servicio a toda la comunidad universitaria. A través de un ecosistema compuesto por Videoconferencias Telmex, Zoom, Blackboard Collaborate y Microsoft Teams se llevaron a cabo cerca de 2 mil eventos en línea para prospectos, socios estratégicos, egresados, estudiantes, académicos y público en general. La Dirección General de Tecnologías de la Información administró y operó el servicio desde el mes de marzo hasta el 30 de septiembre, para posteriormente transferir la responsabilidad a la Dirección de Relaciones Públicas y Eventos.
